K čemu slouží datová schránka a jak ji zřídit?

Datové schránky digitalizují způsob doručování (přijímání a podávání) úředních dokumentů. Jak datovou schránku zřídit a jaké má výhody?

Datové schránky digitalizují způsob doručování (přijímání a podávání) úředních dokumentů. Firmě datová schránka umožňuje přijímat dokumenty v elektronické podobě od orgánů veřejné správy a také dokumenty odesílat. Jde tedy o alternativní možnost ke klasickému papírovému doručování. Mohlo by se zdát, že datová schránka je vlastně obdobou e-mailové schránky. Přestože jistá podobnost z hlediska funkce tady je, datová schránka zajišťuje ověření totožnosti odesílatele. Zákon o datových schránkách zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi dokumentů. Podívejme se podrobněji, jak datovou schránku zřídit a jaké má výhody.

Zřízení datové schránky

Ke zřízení datové schránky dochází buďto povinně ze zákona, nebo dobrovolně na základě žádosti o zřízení.

Existuje celá řada subjektů, kterým je datová schránka zřízena povinně ze zákona. Kromě orgánů veřejné moci, advokátů, insolvenčních správců, daňových poradců se tato povinnost týká také společností zapsaných v obchodním rejstříku (tedy včetně společností s.r.o.). Tyto subjekty nemusí o zřízení datové schránky žádat. Ministerstvo vnitra schránku zřídí, jakmile se dozví o existenci nového subjektu. Oprávněná osoba obdrží zásilku s přístupovými údaji většinou do pěti pracovních dní.

O zřízení datové schránky mohou požádat fyzické osoby a právnické osoby, které nejsou zapsány v obchodním rejstříku. Žádost lze podat online přes portál eIDENTITA.CZ, ke kterému je možné se přihlásit například pomocí bankovní identity. Zažádat lze případně i osobně, a to na kontaktním místě veřejné správy – Czech POINT. Totožnost žadatele je ověřena fyzicky po předložení dokladu.

Po zřízení datové schránky se do ní lze přihlašovat na webové adrese www.mojedatovaschranka.cz, kterou provozuje Česká pošta.

Výhody datových schránek

Používání datové schránky přináší řadu výhod. Datová schránka nahrazuje podpis, protože přihlášením je ověřena identita. Odeslaný dokument je tak považován za podepsaný bez nutnosti použít elektronický podpis v některé z jeho variant.

Datová schránka má pochopitelně oproti papírovým dopisům všechny výhody elektronické komunikace známé z používání e-mailů. Komunikaci s úřady lze řešit kdykoliv a kdekoliv, tedy odpadá nutnost sledovat úřední dobu úřadu nebo otvírací dobu pošty. Elektronická komunikace je také značně rychlejší než tradiční postupy. Rovněž šance na úspěšné doručení zprávy je u datové schránky vyšší než při využití poštovních služeb, a to i ve srovnání s doporučenými dopisy.

Navíc se zpráva považuje za doručenou v okamžiku dodání do datové schránky úřadu, takže je to dobrá volba, pokud nezbývá dostatek času do vypršení termínu podání. Datová zpráva zjednodušuje možnost zpětného prokázání doručení dokumentu. V případě uložení zprávy je možné její obsah kdykoliv prokázat, což je výborný důkazný prostředek ohledně toho, co bylo úřadu odesláno. Oproti tomu z podacího lístku k doporučené zásilce nelze vyčíst obsah dopisu.

Dále je zde nákladová stránka věci, kdy elektronická komunikace je levnější ve srovnání s papírovou. Nemusí se platit poštovné. Zřízení i používání datové schránky je pro komunikaci s úřady zdarma, zpoplatněná je až možnost odesílat poštovní datové zprávy soukromým subjektům (tzn. firmy, fyzické osoby). Další finance datová schránka ušetří v případě potřeby pořídit výpisy z veřejných i neveřejných rejstříků. Ty lze získat do datové schránky zdarma, zatímco za papírové vyhotovení se platí poplatek.

Další tipy k používání datové schránky

Každý dokument, který přijde do datové schránky firmy, se do deseti dní automaticky považuje za doručený! Nezáleží přitom, jestli ho adresát skutečně četl, nebo ne. Lze proto určitě doporučit nastavení upozornění na nové zprávy emailem či SMS zprávou.

Zprávy v datové schránce se automaticky mažou po 90 dnech od doručení. Důležité dokumenty je proto vhodné si ukládat na počítači nebo využít službu datového trezoru, což je zpoplatnění úložný prostor pro datové zprávy.

V případě ztráty přihlašovacích údajů k datové schránce lze požádat o nové na kterémkoliv kontaktním místě Czech POINT. Žádost je ale zpoplatněna. 

Na závěr jeden tip pro toho, kdo zvažuje zřízení datové schránky, ale chtěl by ji předem vyzkoušet. K otestování je možné využít interaktivní demo, kde se lze seznámit s funkcemi a uživatelským rozhraním webového portálu datových schránek, a to bez nutnosti jakékoliv registrace.