Softwarové nástroje pro začínající firmy a podnikatele

Začít podnikat je vždy výzva, která vyžaduje odvahu, plánování a schopnost řešit problémy. Kromě toho je třeba se vypořádat s mnoha administrativními a organizačními úkoly, které bývají časově náročné. V dnešní digitální éře naštěstí existuje široká škála softwarových nástrojů, které mohou firmám usnadnit a zefektivnit jejich podnikání. V tomto článku se podíváme na některé oblasti podnikání, ve kterých lze využít softwarovou automatizaci. Zaměříme se zejména na ty, které podnikatelé využijí v krátkém časovém horizontu po založení firmy.

Začít podnikat je vždy výzva, která vyžaduje odvahu, plánování a schopnost řešit problémy. Kromě toho je třeba se vypořádat s mnoha administrativními a organizačními úkoly, které bývají časově náročné. V dnešní digitální éře naštěstí existuje široká škála softwarových nástrojů, které mohou firmám usnadnit a zefektivnit jejich podnikání. V tomto článku se podíváme na některé oblasti podnikání, ve kterých lze využít softwarovou automatizaci. Zaměříme se zejména na ty, které podnikatelé využijí v krátkém časovém horizontu po založení firmy.

Účetnictví

Jednou z nejdůležitějších oblastí podnikání je vedení účetnictví. Zahrnuje evidenci přijatých a vydaných faktur, řeší agendy mezd, skladů a další finanční záležitosti. V rámci účetních procesů se připravují podklady pro účetní závěrku a daňové přiznání formou elektronického podání (EPO) pro státní správu. Vedení účetnictví je nejen zákonnou povinností, ale také zdrojem informací o finančním stavu firmy. V dnešní době již prakticky všechny společnosti s ručením omezeným účtují v softwarových nástrojích. Nejčastěji využívají cloudové aplikace (online verze), které jsou dostupné z jakéhokoli zařízení s internetem. Mají tak navíc jistotu, že vždy používají nejaktuálnější verzi, kterou provozovatel aplikace upravuje v souladu s legislativními změnami. Tužka a papír je minulostí.

Účetní aplikace jsou tak jedním z prvních nástrojů, které podnikatelé řeší po založení firmy. V naší nabídce máme z tohoto důvodu aplikaci iÚčto pro vedení účetnictví ve výhodnějším balíčku přímo se službou založení firmy online. Většinu aplikací na trhu si můžete vyzkoušet zdarma, abyste zjistili, zda se vám s nimi dobře pracuje. Při práci určitě oceníte jakékoliv možnosti automatizace, od různých napojení na banku či e-shop přes párování objednávek a plateb až po načítání a zpracování faktur. Výhodou také je, pokud vám poskytovatel účetního softwaru nabízí v případě potřeby možnost využít služeb zkušené účetní z řad jeho zaměstnanců.

Nástroje pro komunikaci a spolupráci

Pro každého, kdo potřebuje komunikovat se zákazníky nebo svým týmem, je důležité mít efektivní a spolehlivé nástroje pro komunikaci a spolupráci. Nutností je aplikace pro elektronickou komunikaci, tedy přijímání a posílaní e-mailů s kalendářem pro organizaci schůzek. Dnešní nástroje ale umožňují mnohem víc. Lze s nimi sdílet informace, soubory, názory a nápady, komunikovat v reálném čase, nebo asynchronně a pracovat společně na různých dokumentech a prezentacích. Umožňují vytvářet různé kanály pro různá témata, skupiny nebo projekty. Většina kolaboračních nástrojů také umožňuje online volání včetně videokonferencí.

Firmy, podobně jako u účetních aplikací, preferují cloudové online verze dostupné odkudkoliv. Většina softwarových nástrojů pro komunikaci a spolupráci umožňuje i práci z mobilního telefonu, ať už formou mobilní aplikace, nebo online verze, která se přizpůsobí menší obrazovce mobilního zařízení. Začínající i zavedené firmy většinou sáhnou po balíčcích softwarových gigantů Microsoft, či Google, jejichž nástroje zaměstnanci dobře znají i ze svého soukromého života. U prvního jmenovaného subjektu mluvíme o balíčku Microsoft 365. Google nabízí balíček cloudových aplikací Workspace. Populární jsou ale i nástroje některých menších poskytovatelů.

CRM – Obchod a marketing

E-mailový klient po určitém čase přestane být dostačujícím nástrojem pro obchod a marketing. Poté přichází na řadu specializovanější nástroje. Pro obchod je základem CRM (Customer Relationship Management), který slouží k řízení vztahů se zákazníky. CRM se zaměřuje na správu kontaktů, na prodej a marketing. Pomáhá spravovat obchodní příležitosti a marketingové kampaně. CRM systém umožňuje shromažďovat, analyzovat a využívat data o zákaznících, trhu a konkurenci. Je obvykle integrován s Microsoft Outlookem, což usnadňuje práci s e-maily, kalendářem a úkoly. Šetří práci tím, že umožňuje automatizovat a optimalizovat některé rutinní a opakující se úkoly.

Některé CRM systémy zahrnují marketingové nástroje, jako je e-mailový marketing a nástroje pro správu sociálních médií. Hromadné zasílání marketingových sdělení je jedním ze způsobů, jak poměrně snadno a rychle nabídnout své výrobky či služby širokému okruhu potenciálních zákazníků. Je ovšem potřeba dát pozor na soulad s platnou legislativou, jak jsme to popsali v našem článku o zasílání obchodních sdělení.

CRM řešení je na trhu opravdu hodně, od menších až po gigantická řešení. Vzhledem k našemu zaměření na nově založené firmy s obvykle nižšími rozpočty, můžeme zmínit například HubSpot. HubSpot je populární volbou pro malé a střední firmy, protože nabízí bezplatný plán se základními funkcemi CRM. Později lze v případě potřeby využít také placené plány s více funkcemi, ale již bezplatná verze obsahuje dostatek užitečných možností, jak si usnadnit práci.

Řízení projektů

Pro firmy a podnikatele, kteří se zabývají různými projekty, je důležité mít přehled o jejich stavu. Software pro řízení projektů pomůže udržet přehled o termínech, úkolech, zdrojích a rizicích. Podobně jako nástroje z předchozích oblastí i tyto najdeme v cloudových online verzích a obvykle mají také mobilní aplikaci. Software je vhodný pro různé typy projektů a podporuje tradiční metodiky projektového řízení, jako je waterfall, i agilní metodiky, jako je scrum nebo kanban. Nástroje pro správu projektů pomáhají identifikovat a zmírňovat potenciální rizika. Díky tomu lze lépe předcházet zpožděním, překročení rozpočtu a dalším problémům. Nástroje poskytují týmům data a přehledy, které jsou dobrým podkladem pro informovaná rozhodnutí v rámci životního cyklu projektu.

Pro efektivní projektový management nabízejí dodavatelé na trhu řadu softwarových nástrojů. Většina z nich má bezplatný plán pro malé týmy, kdy obvykle lze software využívat s maximálně desetičlenným týmem zdarma i dlouhodobě. Mezi oblíbené a často používané softwarové nástroje pro řízení projektů patří mimo jiné Jira, Asana, Trello, Basecamp nebo Zoho Projects.

Jak vybírat softwarové nástroje?

Kromě výše uvedených oblastí existuje i mnoho dalších softwarových nástrojů, které mohou být pro nově založené firmy užitečné. Důležité je vybrat si nástroje, které nejlépe vyhovují potřebám a rozpočtu firmy. Jak nejlépe vybírat softwarové nástroje?

Při výběru softwarových nástrojů pro svou firmu je důležité zvážit zejména to, s jakými úkoly potřebujete, aby vám software pomáhal. Měl by obsahovat všechny klíčové funkce, které vaše společnost potřebuje pro daný typ úkolů. Nejlepší je, pokud si můžete před implementací nástroje vyzkoušet, jak vám práce s ním vyhovuje. Pořízení softwaru je investice jako každá jiná, proto je potřeba zvážit rozpočet. Měli byste si být jistí, že investovaná částka se vám v přiměřeném čase vrátí tím, kolik práce vám nástroj ušetří. Pokud již máte ve firmě zavedený jiný software a potřebujete, aby nový nástroj komunikoval s existující infrastrukturou, ptejte se dodavatele na možnosti integrací. Velmi vám pomůže, pokud se nový software umí integrovat s jinými nástroji, které firma již používá. Mezi „měkčí“ kritéria výběru potom patří, jak snadno se vám nástroj používá a zda je jeho použití dostatečně intuitivní.

Vyzkoušení bezplatných zkušebních verzí nebo verzí s nízkými poplatky je skvělý způsob, jak zjistit, zda je pro vaši firmu daný software vyhovující. Většina dodavatelů softwarových řešení také nabízí bezplatné plány s omezenými funkcemi, které mohou být pro malé firmy dostačující i dlouhodobě. Investice do správných softwarových nástrojů může nově založeným firmám ušetřit čas a peníze a zefektivnit jejich provoz.